Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang
isi dari suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh
ganti-ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya
gitu kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.
Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :
Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada
surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada,
Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )
Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge
Wizard
Saatnya step-by-step Mail Merge :
Step 1
Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default
yang terpilihnya adalah Letters.
Klik Next: Starting document
Step 2
Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the
current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka
untuk proses Mail Merge)
Klik Next: Select recipients
Step 3
Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail
Merge, maka
Pilih Type a new list,
Pilih Create
Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera
“Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize
Columns
Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu
persatu
Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan
meng-klik tombol Add
Ketik Nomor
Klik tombol OK
Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai
hasilnya kaya gini,
Kalau udah, klik tombol OK
Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan
isi data pada baris pertama
Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus
isi lagi deh
Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK
Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua
nama telah ter-centang (lupa neh bahasa bakunya
Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK
Klik Next: Write your letters
Step 4
Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat
1. Klik menu More Items
2. Pilih Nomor
3. Klik tombol Insert
4. Klik tombol Cancel
5. Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat
6. Klik menu Next: Preview you letters
Step 5
Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge.
Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan
meng-klik tombol panah >> atau <<
Step 6
Kita telah selesai membuat Mail Merge…
Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit
individual bisa mengklik menu Edit individual letters.
Saat kita memilih Edit individual letters, maka
masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.
