Belajar Mail Merge Microsoft Office

Terkadang kita perlu bikin surat untuk beberapa recipient yang isi dari suratnya sama. Ato pada kasus pembuatan sertifikat, kita cuma butuh ganti-ganti nama ato statusnya ( Pembicara, MC, Peserta ). Untuk kasus kaya gitu kita bisa pake salah satu fungsi yang disediain Ms. Word yaitu Mail Merge.

Untuk Ms. Word 2007, tahapnya adalah sebagai berikut :

Buat file-nya ( surat ato sertifikat ). Misal pada surat, yang akan kita buat mail merge-nya adalah Nomor, Kepada, Alamat ( atau bagian lain yang diperlukan )

Pilih Mailings – Start Mail Merge – Step by Step Mail Merge Wizard

Saatnya step-by-step Mail Merge :

Step 1

Saat muncul jendela Mail Merge di sebelah kanan, default yang terpilihnya adalah Letters.

Klik Next: Starting document

Step 2

Di step 2 ini, default yang muncul adalah Use the current document ( artinya kita hanya akan mengunakan document yang kita buka untuk proses Mail Merge)

Klik Next: Select recipients

Step 3

Asumsikan kita beum memiliki daftar penerima untuk Mail Merge, maka

Pilih Type a new list,

Pilih Create

Akan muncul jendela baru dimana pada kolomnya tertera “Title”, “Last Name”, dll. Karna bukan itu yang kita butuhkan, maka kita pilih Costumize Columns

Hapus “Title”, “First Name”, dan semua daftar yang ada satu persatu

Jika daftar telah kosong, sekarang kita tambahkan dengan meng-klik tombol Add

Ketik Nomor

Klik tombol OK

Lakukan juga penambahan untuk Kepada dan Alamat sampai hasilnya kaya gini,

Kalau udah, klik tombol OK

Pada jendela baru yang muncul (New Address List), silahkan isi data pada baris pertama

Untuk menambahkan data baru, klik aja tombol New Entry, trus isi lagi deh

Kalo dirasa daftar namanya udah cukup, klik tombol OK

Saat tampil jendela Mail Merge Recipients, pastikan semua nama telah ter-centang (lupa neh bahasa bakunya 

Kalo udah yakin semua nama ter-centang, klik tombol OK

Klik Next: Write your letters

Step 4

Letakkan cursor di bagian yang akan kita tempatkan Nomor surat

1. Klik menu More Items

2. Pilih Nomor

3. Klik tombol Insert

4. Klik tombol Cancel

5. Ulangi langkah 1 sampai 5 untuk mengisi Nomor dan Alamat

6. Klik menu Next: Preview you letters

Step 5

Pada tahap ini kita diperlihatkan hasil dari Mail Merge. Karna kita telah membuat 2 recipient, maka kita dapat melihatnya dengan meng-klik tombol panah >> atau <<

Step 6
Kita telah selesai membuat Mail Merge…
Kalau mau langsung print bisa mengklik menu Print atau jika ingin meng-edit individual bisa mengklik menu Edit individual letters.

Saat kita memilih Edit individual letters, maka masing-masing nama akan tampil di masing-masing halamannya.

Selengkapnya bisa di download di sini http://www.mediafire.com/?w4diuqn3jeahaty